Kemampuan Pemimpin Mengelola Pemangku Kepentingan Menentukan Kelancaran Proyek

Jakarta, Bumntrack.co.id – Belakangan ini sedang ramai pemberitaan pemimpin yang berusaha menarik pihak-pihak untuk berada dalam satu koalisi kepemimpinan. Yang diinginkan dari pemimpin adalah tercapainya harapan pemangku kepentingan (stakeholders) dengan batasan waktu dan biaya.

Dengan adanya batasan tersebut maka pemimpin perlu strategi yang dapat membuat kepemimpinan berjalan secara kondusif dan hasil yang diperoleh sesuai dengan harapan. Lebih banyak bertukar pikiran dan mengurangi perdebatan dengan beragam pemangku kepentingan.

Tulisan ini mencoba melihat tindakan tersebut dari sudut pandang manajemen, khususnya manajemen proyek di mana pemimpin adalah manajer proyek.

Dalam manajemen proyek, mengelola pemangku kepentingan proyek merupakan kemampuan yang wajib dimiliki manajer proyek. Pemangku kepentingan proyek merupakan pihak yang dapat memengaruhi, dipengaruhi, atau merasa dirinya dipengaruhi oleh keputusan, kegiatan, atau hasil dari suatu proyek.

Mengelola pemangku kepentingan proyek merupakan tindakan untuk mengorganisasi, memonitor, dan menjaga hubungan dengan pemangku kepentingan demi mewujudkan proyek yang sesuai dengan rencana. Pemangku kepentingan dapat berupa individu, kelompok, atau organisasi. Keberhasilan manajer proyek dalam mengelola pemangku kepentingan menjadi penentu kelancaran perjalanan proyek.

Mengelola pemangku kepentingan proyek memiliki empat tahapan besar. Pertama, dimulai dari identifikasi pemangku kepentingan. Berikutnya adalah merencanakan keterlibatan pemangku kepentingan. Selanjutnya, memaksimalkan keterlibatan pemangku kepentingan bagi kelancaran proyek. Tahap akhir adalah melihat tingkat pengaruh dari keterlibatan pemangku kepentingan terhadap kelancaran proyek.

Identifikasi pemangku kepentingan merupakan proses memilah dan memilih pemangku kepentingan proyek. Dapat dikatakan proyek selalu dikelilingi oleh pemangku kepentingan yang beragam, luas serta dinamis. Identifikasi pemangku kepentingan dapat dilakukan dengan berdasarkan pada data dari proyek sejenis di masa lalu, informasi dari orang yang lebih berpengalaman, ataupun keputusan berdasarkan pertemuan anggota tim proyek.

Hasil dari tahap ini adalah peta pemangku kepentingan. Peta tersebut digunakan untuk melihat tingkat kepentingan dan pengaruh dari tiap pihak yang terdampak proyek. Manajer proyek perlu fokus dan memberikan perhatian khusus pada pemangku kepentingan dengan tingkat kepentingan dan pengaruh yang tinggi. Pemangku kepentingan ini menjadi krusial bagi kelancaran proyek. Sebaliknya manajer proyek tidak perlu menghabiskan tenaga pada pemangku kepentingan dengan tingkat kepentingan dan pengaruh yang rendah.

Tahap selanjutnya adalah, merencanakan keterlibatan pemangku kepentingan. Penting bagi manajer proyek untuk mengembangkan strategi yang tepat demi mengoptimalkan keterlibatan pemangku kepentingan selama proyek berjalan. Strategi dikembangkan berdasarkan keinginan, kepentingan, dan potensi dampak yang ditimbulkan pemangku kepentingan pada kelancaran proyek. Tahapan ini dapat memberikan kejelasan keikutsertaan stakeholder dalam rencana proyek untuk meminimalkan dampak negatif yang mungkin timbul dan memaksimalkan pencapaian sasaran proyek.

Mengelola keterlibatan pemangku kepentingan merupakan tindakan manajer proyek selanjutnya. Seorang manajer proyek perlu berkomunikasi dengan pemangku kepentingan demi memahami keinginan/harapan serta kekhawatiran yang mereka miliki. Untuk kemudian meminta komitmen dan mendorong keterlibatan mereka sepanjang perjalanan proyek.

Hal ini dapat meminimalkan pertentangan dari pemangku kepentingan sehingga proyek dapat berjalan sesuai rencana. Keinginan pemangku kepentingan untuk terlibat dapat meningkat ketika mereka mendapat kejelasan tujuan, manfaat, dan risiko dari proyek yang akan dijalankan.

Tahap terakhir dari mengelola pemangku kepentingan adalah memonitor keterlibatan mereka. Sasaran tahap ini adalah meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengaruh keterlibatan pemangku kepentingan terhadap hasil dari proyek.

Apabila diperlukan seorang manajer proyek dapat memperbarui strategi serta rencana keterlibatan pemangku kepentingan. Keterlibatan pemangku kepentingan harus dikelola sepanjang perjalanan proyek dan manajer proyek perlu menginformasikan kemajuan/kinerja proyek. Di akhir proyek, manajer proyek akan bertanggung jawab penuh atas kinerja dan hasil proyeknya.

Dari sudut pandang manajemen proyek, dapat dikatakan bahwa menarik dan melibatkan pemangku kepentingan adalah suatu keharusan bagi seorang pemimpin. Seorang pemimpin perlu memilah pemangku kepentingan utama, melibatkannya dan secara bersama menciptakan kondisi kepemimpinan yang kondusif.

Meskipun ada keterlibatan pemangku kepentingan, namun diakhir masa kepemimpinannya pemimpin tetap yang akan bertanggung jawab penuh. Oleh karena itu dengan keterbatasan biaya dan waktu yang dimiliki, pemimpin harus dapat mengelola pemangku kepentingan mulai dari awal sampai akhir perjalanan kepemimpinannya.

Kemampuan mengelola pemangku kepentingan proyek menjadi penentu pemimpin dalam mencapai keberhasilan di era kepemimpinannya.

Ditulis Oleh:
Alain Widjanarka – Head of Operational Excellence Department PPM Manajemen